Pengertian dan dampak Nota Barang Hilang (NBH) / Nota Selisih Barang (NSB)

Hai, sobat retail pasti sudah tidak asing lagi dengan istilah NSB/NBH ini. Beberapa retail seperti Alf*m*rt & Ind*mar*t menerapkan sistem ini dalam manajemen iventory mereka. Mulai dari sekarang saya akan 'menulis' istilah ini dengan NSB saja, NSB sesuai dengan asal katanya adalah Selisih antara stok data di komputer dan fisik yang akan dibebankan kepada karyawan ketika melebihi Batas Toleransi Kehilangan (BTK). NSB merupakan hasil dari proses Stok Opname (SO) yang sudah dilakukan di toko atau gudang. Penyebab selisih sendiri sebenarnya ada berbagai hal, ada dari faktor external dan internal.

source: bisniz.id - google pict

Pada faktor internal selisih barang bisa saja terjadi karena kelalaian dalam proses transaksi kasir(salah input jumlah atau barang tidak ter-scan dengan benar), ketidaktelitian dalam administrasi, proses pemusnahan / retur yang tidak terdata, dan bisa juga dari karyawan itu sendiri. Sedangkan faktor eksternal bisa berasal dari pembeli yang tidak membayar barang atau sengaja mencuri, jahat ya....

Tapi tentu tidak fair jika semua resiko ditanggung oleh karyawan bukan, itulah sebabnya diberlakukan juga sistem BTK. Jika Selisih barang dibawah Batas Toleransi Kehilangan tentu saja tidak perlu diterbitkan tagihan NSB kepada karyawan bukan? BTK sendiri berbeda- beda tergantung kesepakatan, misal sebut saja di toko merah sudah ditentukan BTK adalah sebesar 0,15% dari Net sales yang tercapai. Jadi NSB sendiri bisa dihitung dengan cara:

NSB = BTK - Selisih barang

BTK = Net sales X 0,15%

Selisih Barang didapatkan dari proses stok opname, yang bisa dilakukan rutin harian, perminggu, perbulan, atau perberapa bulan tergantung kebijakan pengusaha/perusahaan tersebut. Mari ambil contoh stok opname sudah dilakukan selama rutin harian selama bulan september 2022, lalu ditotal dapatlah selisih 100.000 setelah dikurang BTK, dan memiliki 2 karyawan. 

Rp100.000 : 2 = Rp50.000/Orang

Lalu gaji yang diterima karyawan bulan September tersebut akan dikurangi 50.000 perorang. 

Sedikit menyebalkan yah, tetapi sistem ini sudah diterapkan dibeberapa retail untuk mengurangi kerugian.  lalu ada juga cara lainnya:

Sistem Proxy dan Hutang

Selain sitem bagi rata ada juga penyesuaian sistem per Proxy tergantung level tanggung jawab karyawan dan masa kerja karyawan tersebut, perhitungan ini dilakukan dengan sistem yang lebih kompleks, saya akan membahas mengenai sistem retail toko merah. Sebut saja di toko Liyue memiliki 7 karyawan dengan BTK Rp500.000 dan selisih stok opname pada bulan September sebesar Rp1.500.000, dengan 2 karyawan pindahan yang baru bekerja 5 Hari.  maka untuk mempermudah perhitungan bisa dibuatkan tabel excel seperti ini:

Penjelasan Tabel: 

D5:D11    : di-input nilai Proxy sesuai Jabatan

E5:E11     : Jumlah Hari bekerja karyawan di toko Liyue

F5:F11      : Nilai proxy perkaryawan yang didapatkan dari rumus:  "=D5*E5", pada column F5 dst sampai F11

G5:G11    : Jumlah beban yang harus dibayar perkaryawan berdasarkan proxy, dengan cara input rumus pada column G5 '=$C$3*F5' lalu di blok sampai column F11, diberikan tanda $ supaya saat proses copy paste rumus nilai Proxy tidak bergeser

Sebelum mencari nominal Beban pada column F, dicari terlebih dahulu nilai Rupiah perProxy dengan cara membagi total NSB : total beban proxy (pada rumus di atas di column c3 diisi rumus '=C3/F12' tanpa tanda kutip)

Tahukah kamu bahwa:

Pada contoh perhitungan di toko diatas terlihat bahwa Budi yang seorang assistant chief of store grade 5 dan Kaeya yang seorang crew toko, membayar beban NSB lebih sedikit karena mereka baru bergabung/pindah ke toko Liyue selama 5 Hari, dan juga berbeda karena memiliki tanggung jawab level yang berbeda.

Selain sistem potong gaji langsung ada juga perusahaan yang menerapkan pembayaran berupa hutang yang akan dikurangi setiap bulan sampai jumlah hutangnya habis. Dan bukan tidak mungkin juga akan bertambah dan berubah tiap bulannya tergantung karyawan tersebut menjaga stok tidak selisih setiap bulannya. Sistem NBH ini merupakan kebijakan yang membagi beban resiko pengelolaan iventory ke karyawan dengan asumsi karyawan tersebut melakukan kesalahan atau tidak ketelitian dalam proses menjaga stok barang. Dampaknya mengurangi kerugian perusahaan/pengusaha karena resiko kesalahan pengelolaan stok, tetapi juga merugikan karyawan karena mengurangi pendapatan dari upah yang diterima.

Bisnis ini seharusnya bisa tidak melakukan kebijakan yang memberatkan dan merugikan karyawan jika pengelolaan iventory dilakukan dengan baik, dan tentu juga dengan karyawan yang memiliki kepedulian, teliti dan jujur. Semoga sobat retail tidak terkena beban NBH/NSB ditokonya, terimakasih.